提起企業(yè)的協(xié)同辦公，這并不是一個(gè)新話題，對(duì)于大型企業(yè)來說，這已是一個(gè)非常成熟的信息化應(yīng)用領(lǐng)域。然而對(duì)于中小企業(yè)而言，多數(shù)軟件渠道商告訴記者，現(xiàn)在許多中小型企業(yè)為了節(jié)約成本，提高工作效率，往往采取辦公與生產(chǎn)區(qū)域相分離、物流與銷售相分離以及倉(cāng)儲(chǔ)外包等方式來運(yùn)營(yíng)。在這里，他們面臨的問題是，分散于各地的管理信息數(shù)據(jù)工作，如交換、存儲(chǔ)及安全管理等，很難在一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)中集中實(shí)現(xiàn)，以達(dá)到事前預(yù)防，事中及事后實(shí)時(shí)控制和解決的協(xié)同管理。

談到中小企業(yè)的協(xié)同管理，西安瑞友瑞友信息技術(shù)資訊有限公司（以下簡(jiǎn)稱瑞友公司）西北區(qū)總監(jiān)王艷華很有看法，她認(rèn)為把握協(xié)同管理的需求是一個(gè)不錯(cuò)的切入點(diǎn)。果蔬汁行業(yè)是一個(gè)特殊的行業(yè)，從陜西恒興公司果汁飲料有限公司（以下簡(jiǎn)稱恒興公司公司）案例的運(yùn)作中就可看出端倪。她表示，實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理的關(guān)鍵在于集中應(yīng)用基礎(chǔ)的構(gòu)建，以瑞友公司年初所做的恒興公司公司楊凌分公司財(cái)務(wù)協(xié)同管理項(xiàng)目為例，短短三個(gè)月的時(shí)間，通過瑞友天翼遠(yuǎn)程接入系統(tǒng)平臺(tái)產(chǎn)品的支持，瑞友公司為恒興公司在總部迅速搭建了一個(gè)財(cái)務(wù)集中應(yīng)用的平臺(tái)，將公司所用的財(cái)務(wù)軟件放于總部的服務(wù)器上，各地出納只需從總部服務(wù)器上遠(yuǎn)程調(diào)動(dòng)各財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用程序，將票據(jù)信息準(zhǔn)確錄入，總部的會(huì)計(jì)就可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控及管理。三月份這個(gè)項(xiàng)目就因?qū)崿F(xiàn)了用戶需求的目標(biāo)，完成了驗(yàn)收投入使用。

把握協(xié)同管理的商機(jī)
提到果蔬汁行業(yè)的信息化建設(shè)，王艷華表示，這個(gè)行業(yè)是一個(gè)農(nóng)業(yè)深加工制造業(yè)，陜西恒興公司果汁飲料有限公司是陜西省的重點(diǎn)制造企業(yè)，由于企業(yè)所生產(chǎn)的果汁全部用于出口，與國(guó)外聯(lián)系多，所以受國(guó)外信息化管理的影響比較大。目前，恒興公司的自動(dòng)化生產(chǎn)程度比較高，其所用的生產(chǎn)設(shè)備都從國(guó)外進(jìn)口，而恒興公司的信息化建設(shè)與陜西其它果蔬汁企業(yè)所不同的是，公司自1998年成立起，就堅(jiān)持實(shí)行建一個(gè)生產(chǎn)基地，就上信息化的方針。近幾年內(nèi)，恒興公司就以每年遞增四個(gè)生產(chǎn)基地的數(shù)目增加，到目前為，西北就有13個(gè)生產(chǎn)基地，在國(guó)外還設(shè)立了一個(gè)辦事處。

眾所周知，果蔬汁加工業(yè)由于其加工源都是農(nóng)產(chǎn)品，所以公司的產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重依賴于農(nóng)業(yè)產(chǎn)品的自然生長(zhǎng)質(zhì)量，也就是說，果蔬汁企業(yè)對(duì)農(nóng)業(yè)自然生長(zhǎng)條件要求比較高，為了保證產(chǎn)品加工質(zhì)量，往往是將生產(chǎn)制造廠就安設(shè)于源果品生產(chǎn)所在地。事實(shí)上，恒興公司的10多個(gè)生產(chǎn)基地，就是分布在陜西、甘肅、山西等省份，即使是陜西境內(nèi)，也分布于河陽、洛川等知名蘋果產(chǎn)地。不過，恒興公司的管理總部卻位于陜西揚(yáng)凌---全國(guó)唯一的農(nóng)業(yè)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)內(nèi)。各生產(chǎn)基礎(chǔ)地處偏僻地帶，交通不便、分散生產(chǎn)，這給公司的物流、財(cái)務(wù)等方面的管理工作帶來了極大的不便。

考慮到恒興公司辦公與生產(chǎn)區(qū)域的分離，管理比較分散，所以針對(duì)現(xiàn)實(shí)情況，王艷華說："瑞友的銷售人員就主動(dòng)與恒興公司進(jìn)行交流，提出了協(xié)同管理的思想，并將集中應(yīng)用如何實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理的方案送到恒興公司作為參考。事實(shí)上，據(jù)王艷華介紹，恒興公司內(nèi)部有一個(gè)由七個(gè)人組成的計(jì)算機(jī)管理中心，他們?nèi)粘５墓ぷ骶褪茄邪l(fā)部分軟件、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、做好采購(gòu)需求分析以及系統(tǒng)維護(hù)。由于此隊(duì)伍專業(yè)性很高，所以在瑞友公司向其遞交協(xié)同管理思想方案時(shí)，恒興公司的計(jì)算機(jī)中心早已在研究此方面的應(yīng)用。有現(xiàn)成成熟的應(yīng)用實(shí)例，供需雙方一拍即合，合作就此達(dá)成。

掌控關(guān)鍵應(yīng)用做集中
據(jù)悉，生產(chǎn)基地分布于各地的恒興公司，花在財(cái)務(wù)管理上的費(fèi)用最高。王艷華告訴記者，無論恒興公司分布在各地的生產(chǎn)基地規(guī)模有多大，會(huì)計(jì)與出納是必須設(shè)置的二個(gè)崗位。因?yàn)閷?duì)于果蔬汁加工行業(yè)來說，每年加工果汁的果源收購(gòu)是工作的重中之重。其實(shí)，熟悉農(nóng)產(chǎn)品加工業(yè)的人就會(huì)發(fā)現(xiàn)，這個(gè)行業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)規(guī)律與農(nóng)產(chǎn)品生長(zhǎng)季節(jié)有很大的聯(lián)系，每年的七、八月份正是青果（未長(zhǎng)熟的蘋果）上市的季節(jié)，而這時(shí)候，也是恒興公司一年生產(chǎn)的開始，一邊收購(gòu)一邊生產(chǎn)，持續(xù)到第二年三月，一年的生產(chǎn)任務(wù)就完成，余下的時(shí)間就是服務(wù)于銷售、設(shè)備系統(tǒng)的維護(hù)等其它基礎(chǔ)性工作。

正是因?yàn)楣�蔬汁生產(chǎn)企業(yè)的特殊性，使得其對(duì)財(cái)務(wù)管理有著特別的需求。一般來說，隨著每年七、八月份青果的采摘，恒興公司收購(gòu)工作同時(shí)展開，這里它們對(duì)資金需求量很大。一方面各生產(chǎn)基地收購(gòu)果源需要大量的資金，另一方面投入生產(chǎn)也需要周轉(zhuǎn)支出。據(jù)介紹，每逢這時(shí)，恒興公司有一些生產(chǎn)基地單天收購(gòu)果源支出的款項(xiàng)可達(dá)上千萬元。事實(shí)上，果源因受自然條件等因素的影響，各地每年的產(chǎn)量有時(shí)變化很大，這就需要恒興公司在做貸款預(yù)算時(shí)做精細(xì)的考量，因?yàn)槿绻�貸款額度不夠，缺資所造成的源果收購(gòu)不能及時(shí)進(jìn)行，就可能造成停產(chǎn)的損失。

據(jù)悉，在沒有實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)協(xié)同管理時(shí)，每年恒興公司公司的財(cái)務(wù)工作總是采取兩種方式進(jìn)行，不是總經(jīng)理抽時(shí)間到各生產(chǎn)基地走訪一到二次，了解各地的財(cái)務(wù)狀況及運(yùn)營(yíng)信息；就是把各地的會(huì)計(jì)都招到揚(yáng)凌總部，做現(xiàn)場(chǎng)的交流。除了這種例行的見面之外，一般總部與分部的信息交流多是通過郵件來解決。王艷華告訴記者，瑞友公司就是發(fā)現(xiàn)對(duì)于恒興公司公司這樣的行業(yè)，對(duì)集中財(cái)務(wù)管理的需求比較高，使瑞友公司在做方案時(shí)決定從財(cái)務(wù)協(xié)同入手，用點(diǎn)帶面方法來服務(wù)好客戶。事實(shí)上，正是對(duì)客戶需求的深入洞察，瑞友公司提出的"集中財(cái)務(wù)管理解決方案"立刻受到了恒興公司的認(rèn)可，項(xiàng)目很快就開始投入運(yùn)作。

以點(diǎn)帶面逐步整合
也正是基于瑞友天翼遠(yuǎn)程接入系統(tǒng)平臺(tái)的支持，恒興公司集中財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目很有效的解決了公司目前所面臨的財(cái)務(wù)管理問題，因此項(xiàng)目在運(yùn)作過程中得到恒興公司多數(shù)高級(jí)管理人員的支持，項(xiàng)目?jī)H用了三個(gè)月的時(shí)間就全面實(shí)施完畢。如今，每個(gè)生產(chǎn)基地的各項(xiàng)生產(chǎn)與資金信息，都可以實(shí)時(shí)的記錄在總部的服務(wù)器上，總部的人員只需打開電腦進(jìn)入相關(guān)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，就可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控和在線問題的解決。

據(jù)王艷華介紹，恒興公司的10多個(gè)生產(chǎn)基地，最大的日產(chǎn)量可達(dá)1500噸，最少的也在50-100噸。每天所需的果源數(shù)以萬噸計(jì)，如果在收購(gòu)期各地預(yù)先的資金需求估計(jì)值不準(zhǔn)確，就會(huì)出貸入資金不夠用，增加臨時(shí)調(diào)資成本的支出；而如果貸入資金過多，則有可能出現(xiàn)資金屯積而導(dǎo)至資金成本支持過大的損失。有了集中財(cái)務(wù)管理，這種資金的調(diào)配，再無須跨區(qū)域銀行之間電話或人工的調(diào)轉(zhuǎn)，直接在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上就可實(shí)現(xiàn)資金劃轉(zhuǎn)的調(diào)劑使用，大大提高了資金的使用效率，使資金的調(diào)用在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了最大的使用。

其實(shí)，集中管理所帶來的協(xié)同效益不僅只是經(jīng)濟(jì)的。另外，在集中財(cái)務(wù)管理的支持下，七月份，恒興公司決定把分散于各地的會(huì)計(jì)召回總部在線進(jìn)行對(duì)各分部的財(cái)務(wù)管理。加強(qiáng)了中央對(duì)地方的直控能力，大大節(jié)約了管理成本，提高了工作效率。也實(shí)現(xiàn)了公司所提出的"集中管理 實(shí)時(shí)監(jiān)控"，這一協(xié)同管理目標(biāo)的第一步。

集中財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目的成功，使恒興公司對(duì)原料果集中管理、銷售業(yè)務(wù)等模塊的集中管理工作也例入議程。用客戶話說，只有涉及到管理的第一模塊都實(shí)現(xiàn)了集中管理，那么公司整體的協(xié)同效應(yīng)就會(huì)體現(xiàn)出來。而王艷華表示，從客戶迫切需要的關(guān)鍵性應(yīng)用入手做好集中管理的需求，以點(diǎn)帶面，在前面成功的基礎(chǔ)之上，瑞友天翼遠(yuǎn)程接入系統(tǒng)平臺(tái)作為一個(gè)工具性軟件，可以有效并很快的實(shí)現(xiàn)客戶協(xié)同管理的整體要求。例如，恒興公司河陽的生產(chǎn)基地，目前日產(chǎn)200噸果汁，由于有自動(dòng)化生產(chǎn)設(shè)備支持，現(xiàn)在只需52名固定編工人就可實(shí)現(xiàn)勞作。未來在協(xié)同管理支持下，這個(gè)固定人員編置數(shù)量還可以降低，通過準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，生產(chǎn)旺季所需生產(chǎn)人員的數(shù)量就可以確定，在軟件系統(tǒng)的支持下，合理的安排生產(chǎn)日程，各地所需工作人員就可以實(shí)現(xiàn)最大化的調(diào)配與供給。